会議は踊る、されど進まず。オンライン会議を変えよう！

こんばんは、権藤大樹です😊

今日は冬至ですね！

久々の出社で17時に会社を出たころにはまだ明るかったのが、
家に帰ってくる頃にはもうすっかり暗くなっていました🌘

会社で働いてると周りの人の顔が見えたり、声が聞こえていいですね❗️
ずっと一人で仕事しているのも疲れるので久々に元気をもらいました✨

さて、普段はリモートワークをしていますが、
その時の打ち合わせは基本的にオンライン会議です🖥。

今日は会社のオフィスで打ち合わせに参加したのですが、
以前と比べて、決定が遅くなったように感じます。

オンラインのメリット、デメリットを書いている記事もありますが、
自分の会社で「会議が進まないのはなぜか」と考えた時に
次の3つが大きいのではないか、と思いました。

①参加人数が多い、また発言しない人も参加している。
②会議の目的がわからなくなる。
③相手の反応がわからない。

ここからは、これらの「何が悪いのか、どうすればいいのか」を書きます。

①参加人数が多い、また発言しない人も参加している。
→参加人数を絞る！

 オンライン会議をする時に、まず目にするのは画面いっぱいの人の顔です。
（カメラをオフにしている方もよく見ますが😄）

オンライン会議ではチームの人が全員出てきて、一部の人が話をして
多くの人は発言もせずに接続だけしている、というシーンをよく見ます。
何のために出ているのかな、と感じることもあります。

逆に多くの人が発言する会議の場合でも、
オンライン会議では周りが発言するかを気にして発言できなかったりします。

オンライン会議では原則として必要最低限の人数が出席するべきだと思います。
議論に対して発言する、前に進めることに対して前向きな人のみが参加するべきです。

②会議の目的がわからなくなる
→会議の目的を参加者全員が目に見える状態にする。

オンライン会議では、画面上には参加者の顔でいっぱいになります。
お互いの顔を見てコミュニケーションをとるのは大事ですが、
どうしても会議の目的を忘れがちになります。

例えば、オフラインの会議であれば打ち合わせ室にあるホワイトボードに
目的を書いておくなど全体での見える化が簡単にできますが
オンライン会議では参加者一人一人が独自の画面を見ているため
意識を統一することが難しかったりします。

そのため、会議の目的を参加者全員が忘れないように
主催者側が意図する必要がありますね。
・準備資料の一番最初に会議の目的をきちんと書き記しておく、
・打ち合わせ時は共有の画面でみんなの画面に会議の目的が映るようにする。
などの工夫が大事だな、と思います😊

③相手の反応がわからない。
→参加した場合には、必ず発言する。

オンライン会議でカメラがオフになっている場合、
相手の表情や反応が見えないため一方的にスピーチをしているような気分になります。
その後に沈黙が続いたらなおさらそのように感じます。

また聞いている側も誰が発言するかわからないので無言になりがちです。

相手が何かを話した時には無言で待つのではなく、
自分の意見を伝えることで会議を前に進めると、どんどん話が前に進むと思います。

いろいろと書きましたが、改めて明日から実践することが大事だと感じます。
感じたことを無駄にしないように自分から変えていきます。